Rok 2025 przyniesie istotne zmiany w polskim prawie pracy, które wpłyną zarówno na pracodawców, jak i pracowników. Nowe regulacje mają na celu dostosowanie polskiego rynku pracy do europejskich standardów oraz współczesnych realiów gospodarczych.
Obowiązkowe wdrożenie elastycznych form pracy
Pracodawca będzie miał obowiązek umożliwienia pracownikom skorzystania z elastycznych form organizacji pracy, takich jak praca zdalna czy hybrydowa. Będą oni zobligowani do stworzenia procedur umożliwiających efektywną komunikację i monitorowanie wykonywanych zadań w trybie zdalnym. W tym celu będą musieli oni zaktualizować regulamin pracy tak, aby umożliwić pracownikowi łączenie pracy zdalnej i stacjonarnej określając w nim kiedy i jak często pracownicy powinni przychodzić do biura, a kiedy mogą pracować zdalnie.
Nowe przepisy będą wymagały wprowadzenia procedur, które bardzo precyzyjnie określają czas pracy oraz oczekiwaną dostępność pracownika. Pracodawca będzie również musiał przygotować w tym celu odpowiednie narzędzia, które pozwolą na monitorowanie czasu pracy (narzędzia do zarządzania projektami), kontrolowanie efektywności pracy po przez wdrożenie systemu pozwalającego ocenić czy zadania są realizowane na czas i w sposób efektywny (raporty, spotkania online).W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracy, pracodawca będzie musiał dostosować warunki BHP do pracy poza biurem. Wymagana będzie ponowna ocena ryzyka zawodowego pod kątem warunków, w jakich pracownik pracuje, w tym ergonomii stanowiska pracy, oświetlenia, wentylacji i innych aspektów wpływających na zdrowie.
Pracodawcy mogą również rozważyć dodatkowe środki wsparcia dla pracowników wykonujących pracę zdalną lub hybrydową, takie jak: elastyczność godzin pracy oraz wsparcie psychologiczne lub dostęp do innych form wsparcia emocjonalnego. Elastyczne formy pracy muszą być zgodne z przepisami prawa pracy zwłaszcza w odniesieniu do maksymalnego tygodniowego czasu pracy, czasu na odpoczynek oraz równego traktowania w porównaniu do osób pracujących stacjonarnie, zwłaszcza jeśli chodzi o wynagrodzenie, benefity czy możliwości awansu.
Nowe zasady umów na czas określony
Wprowadzenie nowych przepisów ograniczających liczbę i czas trwania umów o pracę na czas określony to wyzwanie, które wymaga od pracodawców przemyślenia strategii zatrudnienia. Zmiany te mają na celu zwiększenie stabilności rynku pracy, ale dla firm oznaczają konieczność dostosowania się do bardziej restrykcyjnych regulacji.
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie mógł zawrzeć z jednym pracownikiem maksymalnie dwie umowy na czas określony w okresie nie dłuższym niż 24 miesiące. Po upływie tego czasu obowiązkowe będzie zaoferowanie umowy na czas nieokreślony. To oznacza, że firmy muszą monitorować pracowników zatrudnionych na czas określony, aby unikać nieświadomego naruszenia przepisów jak również starannie planować liczbę i czas trwania umów. Nowe przepisy wymuszają zmianę podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi. Pracodawcy powinni rozważyć następujące działania:
Analiza potrzeb kadrowych
Konieczne będzie lepsze prognozowanie zapotrzebowania na pracowników w długim okresie. Zatrudnianie osób na czas określony stanie się bardziej wymagające pod względem organizacyjnym.
Zapewnienie zgodności z przepisami
Firmy muszą wdrożyć systemy umożliwiające skuteczne monitorowanie czasu trwania umów, aby unikać kar za przekroczenie limitów.
Rekrutacja z myślą o przyszłości
Wybór pracowników na umowy na czas określony powinien uwzględniać ich potencjalne przejście na umowę na czas nieokreślony.
Niedostosowanie się do nowych regulacji może prowadzić do problemów prawnych, takich jak: automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony oraz możliwość ponoszenia odpowiedzialności finansowej za błędy w zarządzaniu umowami.
Obowiązek szkolenia z zakresu zdrowia psychicznego
Wypalenie zawodowe stało się jednym z najpoważniejszych wyzwań na rynku pracy. Nowe regulacje mają zapobiegać rozwojowi problemu po przez nakładanie na pracodawców obowiązku organizowania szkoleń z zakresu zdrowia psychicznego. Celem tych działań jest poprawa dobrostanu psychicznego zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej.
Wdrożenie programów szkoleniowych wspierających dobrostan psychiczny
Pracodawcy muszą opracować lub wdrożyć dedykowane programy szkoleniowe, które pomogą pracownikom lepiej radzić sobie z codziennym stresem i napięciem w pracy. Szkolenia mogą obejmować takie tematy jak:
- techniki zarządzania stresem,
- budowanie odporności psychicznej,
- identyfikacja i przeciwdziałanie objawom wypalenia zawodowego,
- promowanie kultury otwartej komunikacji w firmie.
Programy te powinny być dostosowane do specyfiki branży oraz potrzeb pracowników i menedżerów, aby były skuteczne i praktyczne. Oprócz szkoleń, wymaganym elementem wspierania zdrowia psychicznego w miejscu pracy będzie zapewnienie dostępu do praktycznych narzędzi pomocowych. Pracodawcy powinni rozważyć:
Konsultacje z psychologami – regularne lub w sytuacjach kryzysowych, zarówno w formie stacjonarnej, jak i online.
Linie wsparcia – dostępne dla pracowników 24/7, gdzie mogą anonimowo zgłaszać swoje problemy i otrzymywać pomoc.
Aplikacje wspierające dobrostan psychiczny – oferujące ćwiczenia mindfulness, medytacje czy wsparcie w śledzeniu nastroju.
Nowe zasady wynagradzania w nadgodzinach
W nadchodzących zmianach przepisów szczególny nacisk zostanie położony na wynagradzanie za pracę w nadgodzinach. Wynagrodzenie za dodatkowy czas pracy będzie musiało być bardziej przejrzyste, a nowe regulacje wprowadzą jasno określone stawki procentowe za nadgodziny.
Celem zmian jest zapewnienie sprawiedliwości i transparentności w rozliczaniu dodatkowego czasu pracy, co wymaga od pracodawców dostosowania systemów wynagradzania do nowych wymogów.
Stawki dodatków za nadgodziny:
100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto.
50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wymienione powyżej.
Pracodawcy mają możliwość rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych poprzez udzielenie czasu wolnego w tym samym wymiarze, co zwalnia ich z obowiązku wypłaty dodatku za nadgodziny. Jednak normalne wynagrodzenie za przepracowane godziny nadal przysługuje pracownikowi.
Nowe zasady wynagradzania za nadgodziny, które wchodzą w życie w 2024 roku, wprowadzają bardziej szczegółowe i przejrzyste reguły dotyczące także pracy w godzinach nadliczbowych podczas delegacji i wymagają, aby każda sytuacja, w której pracownik faktycznie wykonuje pracę (np. prowadzi samochód służbowy lub pracuje wieczorem po spotkaniu), była wliczana do czasu pracy i rozliczana zgodnie z powyższymi stawkami i choć nie uległy one zmianie, nowe przepisy kładą nacisk na:
Transparentność rozliczeń – co oznacza, że wszystkie nadgodziny muszą być wyraźnie rejestrowane i wykazane w dokumentacji, eliminując dowolność interpretacji.
Wymóg precyzyjnego stosowania stawek – konieczność dopasowania wynagrodzenia do rzeczywistych okoliczności, np. wyraźne rozróżnienie pracy w nocy, święta czy niedziele, co wcześniej bywało niejednoznaczne.